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新手會計建帳的基本程序

  • 時間:2017-06-15
  • 發布:達內教育台灣
  • 來源:会计

建賬帳冊

至少應設置四冊帳:一冊現金日記帳;一冊銀行存款日記帳;一冊總分類帳;一冊活頁明細帳。

其中,活頁明細帳主要包括:庫存材料分類帳(收、發、存數量金額式);庫存材料多欄式分類帳(收、發、存數量金額式);低值易耗品明細分類帳(在庫、在用);材料采購明細帳;材料成本差異明細帳;分期收款發出商品明細帳;委托加工存貨明細帳;固定資產明細分類帳(登記設備與計算折舊);生產成本明細帳;制造費用明細帳;管理費用明細帳;銷售費用明細帳;經營費用明細帳;工資明細帳;產品銷售明細帳;應交增值稅明細帳。

建賬的基本程序

新建單位和原有單位在年度開始時,會計人員均應根據核算工作的需要設置應用帳簿,即平常所說的“建帳”。

第一步:按照需用的各種帳簿的格式要求,預備各種帳頁,並將活頁的帳頁用帳夾裝訂成冊。

第二步:在帳簿的“啟用表”上,寫明單位名稱、帳簿名稱、冊數、編號、起止頁數、啟用日期以及記帳人員和會計主管人員姓名,並加蓋名章和單位公章。記帳人員或會計主管人員在本年度調動工作時,應註明交接日期、接辦人員和監交人員姓名,並由交接雙方簽名或蓋章,以明確經濟責任。

第三步:按照會計科目表的順序、名稱,在總帳帳頁上建立總帳帳戶;並根據總帳帳戶明細核算的要求,在各個所屬明細帳戶上建立二、三級……明細帳戶。原有單位在年度開始建立各級帳戶的同時,應將上年帳戶余額結轉過來。

第四步:啟用訂本式帳簿,應從第一頁起到最後一頁止順序編定號碼,不得跳頁、缺號;使用活頁式帳簿,應按帳戶順序編本戶頁次號碼。各帳戶編列號碼後,應填“帳戶目錄”,將帳戶名稱頁次登入目錄內,並粘貼索引紙(帳戶標簽),寫明帳戶名稱,以利檢索。

會計憑證設計的原則

會計憑證設計,就是根據被設計單位實際情況,對憑證的種類、內容、用途、格式、傳遞程序作出科學的規劃,繪制出科學、規範的格式,以便為完整、及時、真實地記錄經濟活動提供所需要的信息載體。同時在設計會計憑證時,還需考慮憑證的整理、審核、保管等問題,總的來說,會計憑證設計應遵循以下原則:

(1)清晰性原則。原始憑證是對經濟業務的寫實,記帳憑證是對經濟業務的科學分類,故清晰性原則的含義是:

一能全面反映經濟活動的真實情況,例如經濟活動的發生時間、地點、內容、責任等情況,使人們一看便知而不致產生疑問;二憑證要素齊全,例如對外原始憑證中應設計憑證名稱、填制日期、填制單位、接受單位、業務內容、數量、單價、計量單位、金額大寫與小寫、填制人簽章等內容;③中心內容或主要內容應排列在憑證的重要位置;四對記帳憑證而言,科目對應關系要清楚,不僅要有總帳科目的位置,還要有明細科目的位置;伍顏色顯明、易於區分不同用途的聯次,如收款收據一般為三聯,第一聯給交款人,第二聯記帳,第三聯為存根,各聯顏色應有明顯區別並標明各聯聯次。

(2)經濟性原則。經濟性原則要求設計者做到:

一盡量考慮一證兩用或多用,以節約紙張和減少數字的轉抄。如借款憑證代付款憑證,銀行各種結算憑證既是原始憑證又是記帳憑證等;二憑證面積以能充分反映業務內容為原則,不宜過大或過小,過大浪費紙張,增加了印刷成本,過小不便於保管;③專用憑證的常用項目應事先印刷在憑證上,以免手寫耽誤時間且影響整潔和美觀。

(3)統一性原則。統一性原則要求,憑證的內容和格式應盡量做到統一和標準化。全國性使用的憑證如車船票、機票、增值稅專用發票等,有關部門設計時應做到全國統一,不能大小不一、內容不一。一個單位內部使用的憑證更應做到標準化,例如收款憑證中會計科目欄稱總帳科目,而付款憑證中該欄又稱一級科目,或者收款憑證面積大,付款憑證面積小,都是不符合統一性原則的。貫徹統一性原則不僅使憑證內容更清晰,同時也便於裝訂和歸檔保存,還有利於機械化操作和在全國範圍內傳遞及使用信息。

(4)有利於加強經濟核算和內部控制原則。

自制的許多原始憑證是為加強經濟核算和企業內部管理服務的,設計時應充分註意貫徹這一原則。例如職工考勤表、產品加工單、工時記錄、停工記錄、產量記錄、管理費用分配卡等等的設計,都要便於各種核算、控制、分析和檢查,滿足管理需要和內部控制的需要。

原始憑證的設計

原始憑證按其來源不同,分為自制憑證和外來憑證兩種。對於外來憑證,不在企業會計制度設計的範圍之內。因而原始憑證的設計側重於自制原始憑證的設計。

在設計自制原始憑證時,應著重考慮下列幾個問題:每一類經濟業務發生時需要記錄哪些方面的內容;處理各類經濟業務分別需要經由哪些手續;據以編制記帳憑證或登記分類帳、日記帳時各有哪些要求;審核原始憑證應把握哪些要件等。據此規定原始憑證設計的種類、內容、格式和聯次等。

原始憑證設計的基本內容包括:原始憑證的名稱;接受憑證單位的名稱;填制憑證的日期;經濟業務的內容摘要;經濟業務所涉及到的數量、單價和金額;填制憑證單位、人員的簽章;憑證的編號;憑證的聯次、附件等。

設計原始憑證的基本步驟包括以下五個方面:

第一,確定所需原始憑證的種類。

第二,明確各種原始憑證的用途。

第三,擬定原始憑證的格式。

第四,規定原始憑證的傳遞程序。

第五,嚴格原始憑證的保管制度。

在原始憑證設計過程中,還應註意遵循下列要求:

第一,要適應企業生產經營的特點,兼顧統計部門、業務部門以及其他有關部門對業務管理的具體要求;第二,要適應企業內部機構設置和人員分工情況,貫徹內部控制制度,加強各業務部門和經辦人員的責任意識,防止錯誤及舞弊行為;第三,要保證會計憑證簡便易行,促使會計信息及時、高效傳遞;第四,要正確處理好借鑒與改進的關系,尤其對於有統一規範格式的原始憑證,如非必要應盡量采用,以簡化設計工作,保證會計實務規範統一。

以下存貨收發業務為例說明有關原始憑證的設計。

記錄存貨收發的原始憑證如原材料入庫單、領料單、材料耗用匯總表、產成品入庫單、銷貨發票等

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